Administratie voor ergotherapiepraktijken
Jij behandelt, wij doen de rest
Je bent ergotherapeut geworden om mensen te helpen zelfstandiger te functioneren in hun dagelijks leven. Niet om avonden te besteden aan declaraties via VECOZO, machtigingen aan te vragen bij zorgverzekeraars of facturen na te sturen naar cliënten die niet betalen.
Toch is dat de realiteit voor veel ergotherapeuten. De administratie groeit mee met de praktijk — en voor je het weet, kost het je meer tijd dan je lief is.
Wij nemen de administratie van jouw ergotherapiepraktijk volledig over. Van declareren via VECOZO tot loonadministratie en boekhouding. Zo houd jij meer tijd over voor datgene waar jij goed in bent: het begeleiden van cliënten.
Wat bieden wij?
Declareren via VECOZO
Wij dienen declaraties correct en tijdig in bij alle zorgverzekeraars — ook voor eerste- en tweedelijnszorg.
Retourinformatie verwerken
Afwijzingen, verrekeningenoverzichten en correcties lossen wij direct op. Jij hoeft VECOZO niet meer in.
Particuliere facturatie
Behandelingen buiten de vergoede uren factureren wij netjes aan de cliënt, zonder dat jij er een gesprek over hoeft te voeren.
Boekhouding bijhouden in jouw systeem
Wij werken in Intramed of jouw eigen EPD en koppelen dit aan Twinfield voor een complete financiële administratie.
Aanpak alsof wij écht deel uitmaken van jouw praktijk
We leren je praktijk, je administratieve processen, je werkwijze en je cliënten kennen, zodat wij de administratie zorgvuldig en op een manier uitvoeren die past bij jouw praktijk.
HOE GAAN WE TE WERK?
Kennismaking
We brengen jouw praktijk in kaart: jouw EPD, declaratieworkflow, verzekeraarcontracten en eventuele machtigingstrajecten of verwijzingen vanuit de huisarts of specialist.
Technische inrichting
We sluiten aan op jouw bestaande software (OZOverbindzorg, Intramed of ander EPD) en regelen de koppeling met VECOZO en het boekhoudpakket. Jij hoeft niets te veranderen aan jouw werkwijze.
Inwerken team
Meestal zijn we binnen twee weken operationeel. Ons team kent de declaratieregels voor ergotherapie — van eerste- en tweedelijnszorg tot machtigingsvereisten en verwijstrajecten — zodat er direct correct wordt gewerkt.
HERKEN JE DIT IN DE PRAKTIJK?
Administratie lijkt vaak “erbij” te horen, maar in de praktijk kan het ongemerkt veel tijd opslokken. Veel ergotherapiepraktijken lopen tegen dezelfde uitdagingen aan:
- Declaraties die terugkomen of extra controle vragen door ontbrekende machtigingen
- Onduidelijkheid over vergoedingen, indicaties of retourinformatie per verzekeraar
- Facturen die blijven openstaan
- Tijdverlies door losse administratieve taken rondom verwijzingen en behandelplannen
- Achterstand in boekhouding of financiële verwerking
- Te weinig inzicht in openstaande posten en cashflow
- Administratie die vooral in de avonduren gebeurt
- Groei van de praktijk, zonder extra administratieve capaciteit
Precies daar ondersteunen wij bij. Niet met ingewikkelde adviezen, maar met praktische uitvoering en duidelijke afspraken.
Aanvullende diensten
Declaraties
Het declareren bij zorgverzekeraars via VECOZO is voor ergotherapeuten complex: diagnosecodes, machtigingsvereisten, verwijzingstrajecten en contractuele eisen per verzekeraar wisselen per situatie. Hier hebben we veel ervaring mee en we zorgen ervoor dat declaraties op de juiste manier worden ingediend. Ook staan wij je bij met vragen over machtigingen, behandeltrajecten en afwijzingen.
Debiteurenbeheer
Als ergotherapeut bouw je graag een vertrouwensband op met jouw cliënten. Wij begrijpen dat jij liever geen gesprekken voert over openstaande facturen tijdens een behandelsessie. Wij nemen het debiteurenbeheer volledig over: contact met debiteuren, verzending van herinneringen en aanlevering van gegevens aan het incassobureau indien nodig.
Particuliere facturatie
Niet iedere cliënt is volledig verzekerd voor ergotherapie, of behandelingen vallen buiten de vergoede indicatie of het aantal toegestane uren vanuit de zorgverzekeraar. Wij nemen de particuliere en zakelijke verkoopfacturatie uit handen en zorgen ervoor dat niet-vergoede behandelingen tijdig en correct aan de juiste persoon worden gefactureerd.
Plan kennismaking in
Plan via onderstaande link een kennismaking in om meer over onze dienstverlening te weten te komen.
Contact
Benieuwd hoe we je organisatie kunnen helpen? Vul je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.
Werfpad 6, 5212 VJ
Den Bosch